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Breve guía para maximizar las reuniones de trabajo

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Por Andrea Acosta Feoli para El Observador

Reunirse se ha convertido en un proceso simple que se puede desarrollar sin importar las distancias entre los participantes, esto gracias a la tecnología. Sin embargo, todavía vivimos en un mundo en el que las reuniones de trabajo -las que son en vivo y a todo color- siguen siendo parte importante de la agenda de muchos.

Dicho esto, las reuniones no son la parte favorita del día de muchos, y esto se debe en parte a que muchas veces terminamos perdiendo más tiempo que adelantando trabajo.

Aún así, cuando consideramos algunos simples consejos, encontramos que podemos sacarles provecho a las reuniones de trabajo y maximizar el tiempo que invertimos en las mismas.

  • Puntualidad. Puntualidad al comenzar y puntualidad al terminar. No solo es procurar estar a tiempo a la hora en que nos citan, es también tener consideración a la hora de discutir temas, de manera que podamos apegarnos al tiempo que se ha establecido previamente para la reunión.
  • Presentaciones. Sepa presentarse a usted mismo y sepa presentar a otros. Un “¡hola!” no es suficiente. Recuerde siempre que además de un saludo, su presentación debe incluir su nombre y cargo o una breve descripción de su función.
  • Manejo del tiempo. Es sumamente importante apegarnos al tema para el que estamos siendo citados. Hoy, hay muchísimo de qué hablar: del IVA, del Gobierno, de la Sele, etcétera. Sin embargo, encontremos otros espacios para discutir con nuestros compañeros de trabajo estos temas y enfoquémonos en el tema de la reunión.
  • Preparación. Como a cualquier evento, si usted está siendo invitado es porque tiene algo que aportar. Procure estar siempre preparado y tener a mano toda la información que tendrá que consultar durante la reunión.
  • No olvide el factor cultural. Tome nota que cada país y cada cultura tiene sus propias reglas de etiqueta en cuanto a reuniones.

Si usted está visitando otro país durante su reunión, o bien, si está atendiendo personas extranjeras en su oficina, no olvide hacer la tarea y saber qué esperar de ellos.

No solo le facilitará el desarrollo de la reunión, le dará una ventaja corporativa si usted demuestra que está preparado. Por ejemplo, si va a reunirse con alguien de China, en primeras reuniones se espera un intercambio de regalos, en donde hay que saber qué regalar y cómo envolverlo antes de presentarlo.

  • Desconéctese. Evite el uso del celular, evite llamadas y, a no ser que sea necesario por la naturaleza de la reunión, evite el uso de su computadora.

Si está esperando una llamada importante, puede disculparse de antemano explicando que la está esperando y que tendrá que salir brevemente a contestarla. Nunca conteste una llamada en media reunión frente a los demás.

Practique cortesía día a día, reunión a reunión, y verá cómo esta actitud se contagia y, poco a poco, sus reuniones se convierten en exitosas citas de negocios.

Andrea Acosta Feoli es consultora en etiqueta y protocolo graduada de Protocol School of Washington
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