¿Conviene aplicar la gestión por proyectos a los diversos ámbitos de nuestra vida?

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Juan Pablo Blanco

Profesor de Tecnología LEAD University

La adecuada dirección de proyectos se ha vuelto prácticamente un requisito para el éxito profesional, de los equipos, empresas, organizaciones, comunidades, países y la sociedad en general.

Vemos cómo cada día son más requeridos los profesionales con experiencia o certificados en dirección de proyectos. Esto es impulsado por la innovación y tecnologías disruptivas que agitan el entorno global y la sociedad de la información en la que vivimos. Según el Project Management Institute (PMI), “las organizaciones confiarán en los profesionales de proyectos para aprovechar la disrupción, y no sólo reaccionar ante ella”.

A un nivel individual, cada una de los objetivos personales o profesionales se pueden gestionar como proyecto al cual se le debe dedicar tiempo para la planeación, ejecución y seguimiento.

En todos los ámbitos se vuelve fundamental el cierre de los proyectos, aprender de los errores cometidos, y mejorar de manera continua, yo le denomino a esto el arte de la ejecución. Y es posible que estemos fallando no tanto en el avance del proyecto sino en la entrega, en contar la historia o en lograr los resultados esperados; esto a pesar de los sacrificios o dedicación que se haya invertido a la ejecución.

A nivel de las empresas, vemos como es importante no tomarse la dirección de proyectos a la ligera y cómo debe llevarse con el cuidado y responsabilidad necesaria para no perder dinero o credibilidad. Según la publicación del PMI El Pulso de la Profesión(2018), “el 9,9% de cada dólar es desperdiciado debido a los pobres desempeños de los proyectos, eso significa $99 millones por cada $1 mil millones invertidos”.

Según el profesor, Luis Torres, de Universidad LEAD, los principales errores que se deben evitar durante la planificación, ejecución y control de los proyectos son:

  • No descomponer el proyecto en partes manejables. Por ejemplo: un desarrollo de software complejo es importante descomponerlo por requerimientos o por etapas.
  • Descuidar la comunicación con los miembros del equipo y partes interesadas (“stakeholders”).
  • Perder el control sobre los cambios del proyecto. No tener sistematizada la gestión de cambios.
  • Perder agilidad, es decir, no ajustarse a los cambios en el entorno o cuando las cosas salen mal.
  • Olvidar que la administración de proyectos es sobre todo administración de la gente y no sólo del tiempo y dinero.

Más recursos disponibles

Afortunadamente en este momento existen buenas prácticas y estándares avanzados de los cuales los profesionales y las empresas pueden echar mano para montarse sobre los hombros de los expertos que han desarrollado esta rama.

Además se pueden seguir marcos lógicos o “frameworks” que se han venido mejorando en esta área, por ejemplo la guía PMBOK®️ Guide, PRINCE2®️, las normas ISO, y diferentes marcos lógicos para las metodologías ágiles como SAFe®️.

A nivel país, es frustrante ver como muchos de los proyectos país, proyectos de infraestructura o de software fracasan, no terminan de culminarse o se paga sobreprecio como en el reciente caso expuesto sobre un sobreprecio pagado por un sistema desarrollado por una universidad estatal para una entidad estatal y que presenta falencias en la seguridad de la información.

Es probable que en algunos casos la causa se deba al poco compromiso con la dirección de proyectos que se tiene en las instituciones o que no se comparten recursos o experiencia para implementar en conjunto o lograr alianzas de colaboración “ganar-ganar” entre los diferentes involucrados, organizaciones o instituciones. Incluso a la inexperiencia en implementación de alianzas público privadas.

En el caso de los proyectos informáticos es especialmente importante apegarse a una metodología de gestión de proyectos para concretar con éxito los mismos y sobre todo para cumplir con las expectativas de los clientes que son cada vez más demandantes en diversas dimensiones.

Es muy importante que la ingeniería de software logre pronto alcanzar la solidez por ejemplo de la ingeniería civil en este tema. Esto es fundamental ante los nuevos retos que se avecinan debido a la aceleración de la revolución tecnológica que estamos viviendo en temas como la inteligencia artificial, internet de las cosas (IoT), ciberseguridad, redes de alta velocidad (5G) y bases de datos sin intermediarios como las de cadena de bloques (“Blockchain”).

A raíz de esta necesidad de cumplir con las expectativas y generar productos de calidad es donde han empezado a surgir otras metodologías diferentes a las tradicionales o tipo “cascada”, como lo son las metodologías ágiles. Esto derivado también de la importancia de poder prototipar rápidamente y someter a prueba, aprender y ajustar de manera rápida, ya sean entregas por etapas de los proyectos o los nuevos emprendimientos. Esto contrasta con la teoría tradicional de planificar ampliamente y ejecutar después.

Cada vez los ciclos de planeación son más cortos. Según el PMI “debido a la velocidad del cambio y la feroz competencia del mercado, todas las organizaciones, independientemente de industria, deberán ajustarse mucho más rápido hoy que en el pasado.”

Tanto el enfoque tradicional de dirección de proyectos como los nuevos enfoques agregan valor en diferente medida dependiendo del tipo de proyecto o desafío. Estamos en un mundo muy cambiante que pide que las cosas se hagan con mayor calidad, cada vez de manera más rápida y eficiente.

Es muy importante conocer de las distintas metodologías, buenas prácticas o estándares que existen en dirección de proyectos para lograr encontrar junto con la experiencia y los errores cometidos, el pragmatismo necesario para aplicar en cada caso. Según el pulso de la profesión del PMI 2018 “El futuro de la entrega de valor es un espectro de enfoques: predictivo, iterativo, incremental, ágil, híbrido,”

Cultura de dirección

La cultura de dirección de proyectos no es sólo una cajita con teoría dura. Tiene también que ver con la mística humana. Es importante también desarrollar las habilidades interpersonales, intrapersonales y de gestión para lograr tener profesionales y equipos más completos y exitosos. A nivel individual en tanto podamos liderarnos a nosotros mismos, podremos empezar a liderar equipos, proyectos y en general liderar el cambio.

En nuestras organizaciones conforme desarrollemos las habilidades blandas en los equipos de manera sistémica y logremos orientarnos a una cultura de cumplimiento de proyectos con decisión y convicción; contratemos, cultivemos y cuidemos los líderes con talento desarrollado e intrínseco, podremos lograr organizaciones más exitosas y con más posibilidades de crecer y permanecer en este entorno cada vez más competitivo.

El Pulso de la profesión (2018) dice “que de las empresas de alto rendimiento, el 81% prioriza el desarrollo de habilidades técnicas (frente al 13% de los de bajo rendimiento), 79% de habilidades de liderazgo (frente al 13% de los de bajo rendimiento) y 70% de gestión estratégica y empresarial habilidades (frente al 11% de los de bajo rendimiento)” y según Torres, las claves del éxito están en función de las habilidades gerenciales que las podemos enmarcar en tres grandes categorías:

  • Habilidades técnicas, tener el conocimiento de la industria o del área de aplicación del proyecto, si es desarrollo de software debe saber de Ingeniería de Software. Es decir, el “Know-how” desde el punto de vista de la industria.
  • Habilidades conceptuales: son las habilidades analiticas, creatividad, iniciativa, saber identificar la causa de los problemas más que el síntoma, saber fijar metas, poder ver el proyecto como un todo, no solamente la pieza, enfocarse en lo esencial y aprovechar la experiencia.
  • Y quizás las más importantes, son las habilidades interpersonales que permitan lograr acuerdos, negociar plazos, recursos y el alcance, saber comunicarse para mitigar o manejar los riesgos.

Tanto las organizaciones como las personas deberían comprender cómo tienen que ser gestionados. En caso de no tenerlo claro, se debe establecer un mecanismo donde se nombren las partes interesadas, se mencione la cadencia o ritmo del proyecto y se repasen los canales de comunicación.

A nivel general y del país, debemos mejorar en la cultura de rendición de cuentas. Como ciudadanos exigir y hacer valer las consecuencias de no lograr los beneficios esperados de un proyecto. Especialmente en proyectos sociales o ambientales, tener conciencia de las consecuencias derivadas del fracaso de los proyectos y cual es es la ventana de oportunidad que se pierde con un alcance incompleto.

En conclusión, en cualquier nivel de madurez que nos encontremos, tanto a nivel personal, como profesional o empresarial, es relevante darle un lugar preponderante a la dirección de proyectos para el éxito de cualquier expedición en la que nos encontremos o nos aboquemos. Tomar conciencia de la brecha propia, las oportunidades de mejora y la necesidad de tomar acción hacia el crecimiento, profesionalización y formación en esta rama son pasos más que necesarios, convenientes.


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