Débil control de proyectos y laxos tiempos de espera persisten en Setena, pese a avance en digitalización

Debilidades en el control de los proyectos y tiempos de espera sin definir persisten en la Secretaría Técnica Nacional (Setena), pese al proceso de digitalización que ha implementado.

En julio del año pasado el Gobierno prometió “desentrabar” a Setena, por considerar que se trata de una institución clave para la actividad de construcción y obra pública en el país. 

La principal queja era que el tiempo de espera para la resolución de permisos y estudios de viabilidad ambiental constituían un obstáculo para el sector productivo. Inclusive, algunos expedientes y trámites se varaban en las institución durante meses. 

Tras el reclamo de años desde varios sectores, en julio del año pasado comenzó una transformación de la institución, que ha incluido la digitalización de los trámites de bajo y mediano impacto, como los de viabilidad ambiental. 

Pese a esto, la institución sigue siendo el blanco de críticas de los sectores con los que se relaciona.

Modernización

El año pasado, el 54 % de los expedientes que ingresaron a Setena correspondian a trámites de bajo o muy bajo impacto (trámites D2), e ingresaban en formato físico.

Setena cambió a su jerarca durante el ajetreo de la transformación y colocó a esta especialista en Derecho Ambiental y Urbanístico en mayo de este año. 

Según Cynthia Barzuna, Secretaria Técnica de la institución, esto generaba “un flujograma bastante grande y de mucho peso para la institución”. 

Barzuna afirmó que con la digitalización de los procesos, el 46 % restante de las actividades de mediano y alto impacto podrán ser atendidas con mayor puntualidad y eficacia.

Además, permitirá que si los proyectos u obras experimentan cambios, estos puedan ser incorporados más fácilmente al mismo expediente y no deba abrirse uno nuevo. 

“Así mejoramos nuestros tiempos de revisión y los tiempos que Setena utilice para otorgar la viabilidad ambiental y esto favorece a la reactivación económica”, dijo.

Aunque a Setena ingresa un promedio de 3.000 expedientes al año, durante la digitalización de los trámites D2 y D1 (de mediano y alto impacto), han entrado únicamente 100. 

“Quisiéramos incentivar a la gente a que presente más en digital (…) evidentemente la gente sigue presentando físico”, manifestó Barzuna. 

Barzuna aseguró que el balance es positivo y entre enero y junio ya se habían otorgado más de 1.000 viabilidades ambientales. Asimismo, la cola de trámites en espera se redujo a menos de una centena. 

Estandarización de procesos 

Parte de las críticas hechas por los sectores productivos es la subjetividad con la que se realizan los trámites.

“En Setena de alguna manera se ha interpretado que no hay plazos para responder los trámites, esto es algo que ha sido por años”, contó Guillermo Carazo, vocero de la Cámara Costarricense de Construcción, aunque reconoció que los plazos han mejorado. 

Sin embargo, también indicó que urge un cambio en la metodología ambiental que utiliza la Setena y que se encuentran trabajando junto la secretaría y al Ministerio de Ambiente y Energía (Minae) para mejorarla.

Algunos de los desacuerdos con dicha metodología son los matices subjetivos que mantiene y que queda abierta a interpretaciones.

“En todo el mundo, se hace con evaluaciones ambientales estratégicas y no solo con la metodología de índices de fragilidad ambiental”, añadió Carazo. 

Esto pondría en evidencia la escasa estandarización de los procesos de evaluación y control a cargo de Setena, lo que provoca más carga de trabajo y poca claridad.

Barzuna reconoció que durante el diagnóstico a Setena se identificaron algunos requisitos que se solicitaban pero que no se encontraban dentro del reglamento, y que implican hasta días de retraso. 

Por esto, la institución buscará la estandarización de todos los trámites a su cargo. 

“Firmamos convenio con Viva Idea que nos permite tener consultoría amplia y gratuita, donde identifican cuales son los cuellos de botellas a nivel de planificación e inclusive nuestro organigrama, como podríamos funcionar mejor”, contó la secretaria técnica.

Desorden en control y seguimiento

Setena es una de las entidades más criticadas por el cuello de botella que significa para las obras de construcción y actividades productivas. 

Aunque cuenta con un departamento de control y seguimiento de los proyectos, a través de los años la forma en la que se realizan las visitas de inspección y los procesos no se han dado de una sola manera,

“Actualmente existe control y seguimiento, pero es desordenado y se pierden recursos, porque no hay un sistema definido de cómo hacemos esas visitas”, explicó Barzuna.

“No es el departamento más eficiente ahora, y se tiene que eficientizar, tenemos que ir hacia eso y mejorar las herramientas”, añadió.

Para esto, la institución planea desarrollar un protocolo de inspecciones único, que elimine cualquier posibilidad de crear diferente formatos.

Asimismo, cada uno de los expedientes que se mantienen en formato físico serán digitalizados, los usuarios podrán acceder desde cualquier parte del país, es decir, no tendrán que apersonarse a la institución.

“A veces se pierden partes del expediente o la tiene una persona de algún departamento que necesita analizar solo una parte del expediente”, contó la secretaria técnica.

De la evaluación a la fiscalización

Barzuna es consciente de que la institución no ha cumplido su papel como fiscalizador en las obras y proyectos que llegan hasta sus oficinas, y se han detenido en la evaluación de los impactos ambientales desde el papel. 

Por esto, la Secretaría Técnica pretende migrar “hacia un sistema fiscalizador, más que un sistema evaluador”. 

“Nuestro sistema se detiene mucho en la revisión de los informes, los estudios, todo lo que nos presentan los consultores”, acotó Barzuna. 

“Si bien es cierto es bastante importante revisar todos estos factores y avalarlos, todavía es más importante la verificación en campo”, explicó Barzuna.

Es ahí, según la Secretaria Técnica, donde realmente se puede verificar que lo que entró a esta institución como declaración jurada, se materializa en la obra o proyecto.

Por su parte, Carazo reconoció que dicha modificación “es una buena medida”, pero que está consciente de que no dará frutos pronto. 

Según Barzuna, el personal con el que cuenta Setena es suficiente para asumir las labores de fiscalización, por lo que no sería necesario incorporar más trabajadores. 

“Hay que redefinir los puestos y departamentos. Va a ser suficiente el personal, porque mucha gente que no se dedicaba a inspeccionar lo va a hacer”, aseguró la especialista en derecho ambiental. 

Actualmente Setena solo cuenta con cuatro funcionarios regionalizados. 

Bitácora digital 

Asimismo, con el objetivo de agilizar y eficientizar el trabajo en campo, Setena y el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos (CFIA) trabajan en una herramienta llamada Bitácora Ambiental Digital. 

Hasta la fecha, dichas bitácoras se realizan en formato físico, lo que genera que los expedientes no puedan ser revisados vía digital y tengan que ir hasta la institución. 

“La bitácora digital permite transparencia y trazabilidad, que cualquier tercero interesado en verificar los alcances de la actividad, obra o proyecto pueda acceder”, manifestó Barzuna. 

El ingeniero Freddy Bolaños, director de ejercicio profesional del CFIA, explicó que a nivel de control de proyectos, la bitácora genera mayor trazabilidad, así como funciones como el envío de informes de regencia ambiental y notificación de cierre de proyecto. 

Aunque no se detallaron fechas, Barzuna dijo que la primera versión de la bitácora podría estar lista para el mes de octubre.

“En actividades, obras o proyectos la evaluación en sí se han alcanzado buenas metas y nuestro reto ahora es mantener el trabajo en equipo que se ha llevado hasta ahora y el estar en tiempo”, concluyó.