Pandemia acelera necesidad de acciones por lograr mayor digitalización de trámites

Luego del mayor momento de calles vacías en Semana Santa, miles han realizado trámites en TSE, Registro Nacional, bancos y centros de salud

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Este lunes, el Gobierno anunció nuevas medidas de flexibilización y apertura de la actividad socioeconómica, cuando Costa Rica ya acumula más de dos meses de batallar el coronavirus. Desde que la pandemia golpea al país, el clamor del Ministerio de Salud y la norma para miles de personas es quedarse en casa, buscar el aislamiento social y desterrar – por el momento – las aglomeraciones de humanos.

Sin embargo tras pasar la Semana Santa, el 13 de abril, muchos se tiraron a la calle. La tónica se mantuvo durante la segunda mitad del mes anterior e inicios de mayo, al notarse más tránsito de vehículos e individuos, una postal similar a la “normalidad” previa a COVID-19. Esa que el ministro Daniel Salas dijo falta mucho por retomar.

El pasado jueves 7 de mayo, El Observador realizó un recorrido por distintas oficinas de servicios públicos, como el Tribunal Supremo de Elecciones (TSE), el Registro Nacional, clínicas de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), bancos y tribunales. La imagen es común cada día: las filas se trasladaron a aceras en las afueras de las instituciones.

El intento de bajar el riesgo de contagio, con menos cercanía entre personas, no se logra en esos puntos. Sin embargo los trámites de dos entidades consultadas, el TSE y el Registro, sí disminuyeron notablemente por la emergencia. Aunque se observen las “nuevas” filas.

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Solo cédulas, menos peticiones

Decenas de personas esperaron en la acera al costado norte del TSE en San José. (Alonso Solano/El Observador)

Carlos Murillo, director Ejecutivo del TSE, recordó que a diferencia del resto de instituciones públicas, salieron a vacaciones una semana antes. Por eso días después de Semana Santa, notaron un pico de afluencia. Luego de eso, comenzó la disminución gradual, aunada a medidas sanitarias a lo interno de a entidad.

En esta época de emergencia, el Tribunal redujo sus atenciones. Se concentran en emisiones de cédulas de identidad; tarjetas de menores (TIM); y extranjeros que buscan ciudadanía. Si bien las personas se acumularon en la acera en el Paseo de los Damas, las gestiones bajaron.

Murillo anotó que tomaron medidas para atender los protocolos sanitarios:

  • Distanciamiento de 1,8 metros entre público
  • No ocupación de todas las sillas
  • Toma de temperatura a quienes ingresan
  • Solo 20% de funcionarios en labores presenciales
  • Vidrios especiales en ventanillas
  • Habilitación de la línea 800-800-2000 para consultas del Registro Civil

“Atiende un promedio de 500 consultas al día. Nos dimos cuenta que en esa primera semana, después de vacaciones, que se hicieron filas bastantes extensas, muchas de las personas que vienen eran por consultas. (…) Muchas vienen acá innecesariamente”, afirmó el director.

“Sí se ha visto una reducción del año anterior a este”, reiteró. Un ejemplo fue en la oficina regional de Heredia, que es una de las que más hace trámites, pasando en la cuarta semana, de 1.307 trámites en el 2019 a 529 en el 2020.

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Usuarios hicieron fila para ingresar al Registro Nacional en Zapote y hacer el trámite. (Alonso Solano/El Observador)

Registro: más de la mitad de los trámites en digital

El Registro Nacional indicó a El Observador que durante marzo del 2020 los usuarios consumieron un 42% de los servicios por canales presenciales y un 58% por vías digitales. En abril se obtuvo un consumo de un 36% presencial y un 64% digital. “Denota un aumento importante en el consumo de servicios digitales a través del portal de servicios digitales rnpdigital.com“, indicó la institución.

La directora General del Registro, Fabiola Varela, comentó que el flujo de personas bajó drásticamente, ante el llamado a realizar trámites de forma digital; y el cumplimiento de disposiciones en las instalaciones, donde se redujo al 20% de trabajadores de forma presencial.

“Redundó en una baja de presentación de documentos, porque más allá de que las personas intentaran obtener nuestros servicios por vía digital, lo cierto del caso es que la economía está con una reducción importante. Las personas no estaban pensando tal vez mucho en comprar una casa, comprar un carro, hipotecar, vender”, dijo.

Pero además la jornada cambió, ya no es continua, pues se cerraron las oficinas a mediodía. “Las personas venían, desconocían nuestro cambio de horario y preferían quedarse haciendo fila antes de irse”, explicó Varela.

Los tramites más hechos en el Registro en estos meses de emergencia fueron:

  • Impresión de planos (7.761 en marzo y 6.053 en abril)
  • Certificaciones literales rápidas de Inmuebles
  • Certificación de índice de inmuebles
  • Certificaciones literales de muebles
  • Títulos de propiedad de bienes muebles
  • Personerías jurídicas

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Búsqueda de más gestiones virtuales

En el TSE, necesariamente las persona deben acudir a una oficina para trámites de cédulas, TIM, domicilio electoral, naturalización, actos jurídicos, paternidad e inscripciones de nacimiento. El director Ejecutivo, Carlos Murillo, mencionó que la emergencia está haciéndoles acelerar migraciones a lo digital en certificaciones.

“Tiene un costo. Sin embargo se habilitó un sistema para que por el momento las personas puedan solicitar la certificación vía correo electrónico. Aquí se estudia, se elabora, se manda con firma digital, eso sí las personas tendrían que ir a Registro Civil. También se trabaja en un proyecto con el Poder Judicial para que a futuro los juzgados de familia remitan digitalmente las ejecuciones de sentencia de divorcio”, adelantó el jerarca.

El Tribunal ya daba por vía digital certificaciones de matrimonios y otros.

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Por su parte, el Registro Nacional ya venía avanzado con digitalizar los trámite de salidas del país. Hoy se pueden hacer únicamente en sede central o en las regionales. Por Paso Canoas, la más cercana está en Pérez Zeledón. Y en la frontera norte puede ser en Liberia o en el punto de La Cruz.

“Hemos estado haciendo desarrollos internos, se tienen que dar muchas medidas de seguridad. (…) Este servicio no nos lo pone en el tapete la pandemia. Al tener las fronteras cerradas, no hubiese sido un servicio que le contribuye al usuario”, recalcó la directora Fabiola Varela.

También valoran dar títulos de propiedad de forma digital, cuando el usuario lo ha perdido o por otra razón. Desde noviembre del 2019, el Registro arrancó con la presentación digital de documentos. Hoy, seis meses después, esta forma ya representa más del 30% de la documentación.

“La semana pasada tuvimos un 34% de documentos presentados a través de la ventanilla digital. Son escrituras públicas”, dijo la directora. Pero hay algunos que son únicamente presenciales:

  • Salidas del país
  • Reposición de títulos de propiedad mueble y solicitudes de placas por extravío o inscripción
  • Solicitudes de inscripción y de adicionales a los expedientes en el Registro de Derecho de Autor, así como retiro del certificado de inscripción
  • Certificaciones sobre derecho de autor conexos
  • Solicitudes nuevas de nombres comerciales, patentes y diseños industriales, en el Registro de Propiedad Industrial

Según Varela hay avances en los relacionados con marcas comerciales, patentes, derecho de autor y propiedad industrial. Ya cada arranque de trámite o la prevención de falta de requisitos se hacen por correo electrónico.

“Lo estaríamos implementando con un sistema que nos facilita la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual. (…) Estamos finalizando la implementación y hay que iniciar un proceso de pruebas, para tener esta primera presentación en línea”, visualizó la directora se podría finalizar en tres meses.


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