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Servicio Civil arrastra revisión del 75% de los candidatos que recibió en 2 años

Tres cuartas partes de las 968.738 ofertas de servicio que recibió entre 2017 y 2019 la Dirección General de Servicio…

Por Paulo Villalobos

Tiempo de Lectura: 4 minutos
Servicio Civil arrastra revisión del 75% de los candidatos que recibió en 2 años
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Tres cuartas partes de las 968.738 ofertas de servicio que recibió entre 2017 y 2019 la Dirección General de Servicio Civil (DGSC) están pendientes de revisión.

Las dificultades que afronta su Unidad de Administración de Concursos (UAC) para dar curso a las postulaciones tienen que ver con la ausencia de herramientas que automaticen los procesos, pues al menos dos de las fases se realizan de manera manual.

A ello se le suma que los instrumentos de procesamiento de los datos ingresados al sistema de Reclutamiento Abierto y Permanente (RAP), son los mismos que se han tenido en la institución desde el 2011, cuando este no era sometido a altos volúmenes de trabajo.

La tardanza, según una auditoría de la Contraloría General de la República (CGR), ocasiona problemas en la integración de los oferentes al registro de elegibles para trabajos en entidades sujetas al Régimen de Servicio Civil.

En su informe DFOE-PG-IF-00001-2020, la Contraloría cuestionó que las carencias limitan las posibilidades de que sujetos idóneos sean contratados.

“Genera incertidumbre en la persona interesada en ingresar al Servicio Civil, pues una vez ingresada su oferta, desconoce el tiempo que tardará la Dirección para la revisión de la misma. Aunado a lo anterior, la demora en el procesamiento de las ofertas registradas en el Reclutamiento, aumenta la existencia de riesgos sobre la oportunidad del contenido de la oferta”, añade el documento.

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Sistemas incompatibles

La Dirección General de Servicio Civil utiliza dos sistemas informáticos para contener su registro de elegibles:

  • Sistema Automatizado para el Reclutamiento y la Selección de Personal (Sapres) desarrollado en 1996, con 111 tipos de clases distintas y 38 especialidades (algunos exclusivos). Tiene registros por 2.439 oferentes, que contemplan información de febrero de 2001 a mayo de 2019.
  • Sistema Automatizado de Gestión del Empleo y el Talento Humano (Sageth) creado en 2011, con 86 tipos de clase diferente y 98 especialidades. Es compuesto por 39.847 oferentes y con él se nombraron 2.701 personas entre 2011 a 2019

La Contraloría constató que el primero de los sistemas no permite conectividad con el segundo e incluso, no es compatible con los sistemas operativos actuales.

Además Servicio Civil carece de otras características que impiden la uniformidad de los datos contenidos en ambos sistemas.

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Base de datos desactualizada

Captura de pantalla del Sistema Automatizado de Gestión del Empleo y el Talento Humano de la Dirección General de Servicio Civil.

El registro de elegibles almacenado en los sistemas de la Dirección de Servicio Civil contienen ofertas sin una caducidad periódica definida. Por eso, acumulan datos desactualizados que engrosan esa base.

Esta situación impide satisfacer las necesidades de recursos humanos de las instituciones, debido a que no se asegura que la información sobre los posibles sujetos idóneos para los puestos se encuentre actualizada.

De acuerdo con la Contraloría, se podrían presentar casos en los que las personas interesadas no puedan ser localizadas, o bien, ya no se encuentre interesada en participar. Se ve reflejado entre otros elementos, en la duración para la resolución de nóminas por parte de las instituciones sujetas al Régimen del Servicio Civil.

Se evidenció que el registro de elegibles del Sistema Automatizado de Gestión del Empleo y el Talento Humano tiene 106 candidatos que se reportaron como fallecidos, a los que se les asocian con 308 ofertas de servicios en 29 puestos.

Otros elementos encontrados

La Contraloría también determinó que la normativa relacionada con el proceso de reclutamiento y selección de personal se encuentra organizada por temas de relevancia, por lo que:

    • la forma en cómo se visualiza no permite identificar ágilmente el marco
    • evita una eficiente trazabilidad a la normativa actualizada
    • aumenta la posibilidad de inducir a un error al usuario

Asimismo, se determinó la falta de una valoración integral de los riesgos específicos para el proceso de reclutamiento y selección, con lo que se haría vulnerable a la institución.

La Contraloría consideró que un valoración de riesgos que comprenda todo el proceso, permitirá a la administración monitorear de forma permanente e integral las diversas etapas del reclutamiento y selección de personal, de forma tal que con ello se coadyuve a que cumpla sus objetivos.

Disposiciones giradas

Fachada de la sede de la Dirección General de Servicio Civil en San Francisco de Dos Ríos, San José. (Tomada de DirectMap)

La Contraloría General ordenó al director general del Servicio Civil, Alfredo Hasbum, definir e implementar mecanismos periódicos de revisión al proceso de reclutamiento y selección, para monitorear el avance de la ejecución de las actividades de las diferentes etapas en el proceso de incorporación al registro de elegibles.

Además se le dispuso implementar mecanismos de depuración periódica del registro de elegibles, que permitan que la composición de dicho registro se mantenga actualizada.

Las direcciones de Tecnologías de Información y del Área de Reclutamiento y Selección de Personal tendrán que oficializar una hoja de ruta para lograr una migración de la totalidad de la información contenida en ambos sistemas.

El Observador consultó a Servicio Civil, pero al cierre de esta publicación no se obtuvo respuesta.