Marco Marín
Organizar un evento masivo es una tarea complicada y que muchas veces conlleva el uso de recursos, sin tomar en consideración el tiempo que se debe invertir para asegurarse que todo salga bien.
El WordCamp San José 2019, es un campamento tecnológico que reunirá a más de 700 personas el próximo 7 y 8 de setiembre. El evento es patrocinado por la Fundación WordPress, sin embargo, su organización en Costa Rica corresponde, este año, a un grupo de 11 voluntarios.
Lidia Arroyo, líder del grupo organizador, explicó que la actividad conlleva un esfuerzo de muchos meses y cada coordinador se encarga de un área específica. Por ejemplo, uno de ellos se encarga del presupuesto y patrocinios, mientras que otros se encargan del marketing.
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Una familia
“El éxito para que la experiencia sea tan positiva, es el equipo que me está apoyando. Somos 11 y cada uno aporta experiencia y talento, lo cual se ve en la calidad de los trabajos que cada uno entrega. Somo como una familia”, aseguró Arroyo, de 37 años.
Esta labor conlleva una inversión de tiempo, que los 11 voluntarios deben de balancear con sus labores cotidianas. “Al inicio, era de una a tres horas por semana, las horas invertidas, pero, a estas alturas, le estamos dedicando unas tres a cuatro horas diarias”, agregó.
La encargada de los organizadores explicó que el proceso para planificar el evento comenzó desde octubre del 2018 y esto ha propiciado que el grupo tenga suficiente tiempo para ejecutar la guía de trabajo.
Este plan incluye la logística para la visita de 20 expositores internacionales que vienen de Argentina, El Salvador, España, Estados Unidos, Guatemala y Nicaragua, entre otros.
“El desgaste que tenemos, por organizar es alto, pero bueno, con decirle que una semana antes no puedo dormir por la emoción que me causa. Esa es la mejor forma de explicarlo”, afirmó Arroyo.
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Mejorar lo bueno
Por su parte, Ericka Barboza sabe lo que es organizar un evento de este calibre ya que ella ostentó la posición de Arroyo, en la edición del año pasado.
Este año se mantiene en el equipo de voluntarios, sin embargo, esta vez su responsabilidad recae en la organización del KidsCamp, la versión del evento pero para niños que van de tres a los 17 años.
De hecho, Barboza ha estado involucrada con la organización desde su primer evento en Costa Rica, hace cuatro años y, en su opinión, la clave para que el mismo haya crecido durante ese plazo se debe a la constante autoevaluación.
“A lo largo de los años he visto muchos avances, no solo en la parte organizativa. El secreto está en que, año tras año, tratamos de cambiar lo que salió mal y lo bueno lo tratamos de mejorar. Se trata de compartir ideas para llegar a nuevas conclusiones”, agregó.
La encargada del evento para niños explicó que, la iniciativa para participar como voluntario, nace del sentimiento de retribuir a la comunidad de WordPress, “todo lo que nos ha dado”.
Cambiar paradigmas
Mhack Redcom también ha estado involucrado con la organización del desde su principio. El es un costarricense, de 30 años, que se crió en España pero volvió a Costa Rica, donde se afincó hace seis años.
Para Redcom, el WordCamp “mueve muchas pasiones” y es el espíritu de comunidad lo que lo motiva a seguir involucrado, a pesar de que WordPress es una plataforma gratuita.
“Buscamos cambiar el paradigma, en la forma en que se consigue información relevante y que no se puede encontrar en el ecosistema universitario. Por ahí creo que viene el crecimiento del evento”, aseguró.
El evento está listo para arrancar, de hecho, todas las entradas que incluyen alimentación y acceso a la fiesta del sábado se vendieron, explicó Édgar Jiménez, encargado de presupuesto.
Sin embargo, se está ofreciendo la modalidad de “Late Pass”, por $20, y que incluye acceso a todos los talleres de los dos días, sin alimentación o posibilidad de ingresar al evento nocturno del sábado.
Esta semana se llevará a cabo el último taller “meetup” antes del gran evento. Estos eventos son charlas que se llevan a cabo, días antes del WordCamp, con el objetivo de acercar a personas interesadas con los participantes.
El miércoles se ofrecerá una actividad en la que se explicará cómo los usuarios pueden guardar plugins de la plataforma en su propio servidor, con el objetivo de crear una interfase más autónoma.
El evento se divide en dos charlas que se llevarán a cabo, a partir de las 7:00 p.m., en el campus de la Universidad Latina, en San Pedro.
Los organizadores del WordCamp San José son:
- Lidia Arroyo – Líder de equipo
- Ericka Barboza – KidsCamp
- Édgar Jiménez – Patrocinios y presupuesto
- Melissa Robles – Diseño y Marketing
- Krysia Castillo – Diseño y Marketing
- Mhack Redcom – Diseño y Marketing
- Alex Aguilar – Oradores
- Juan Prendas – Voluntarios
- Mauricio Barrantes – Audio y Video
- Francisco Leitón – Web
- Lincy González – Contenido
Marco Marín
Las experiencias trascienden a los resultados. Tomar el camino menos transitado siempre hace la diferencia y los errores duelen menos cuando seguimos nuestro instinto. En lo periodístico, las palabras solo son herramientas pero, utilizadas adecuadamente, dan sentido a nuestras vidas. En síntesis: compren el tiquete, ajusten el cinturón de seguridad y disfruten del viaje.
