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Cristina Sansonetti para El Observador
En el ambiente corporativo es muy común el reconocimiento de viáticos a los colaboradores o representantes de la junta directiva de las empresas.
El artículo 8 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, reconoce de manera expresa el otorgamiento de viáticos como un gasto deducible. Sin embargo, en los procesos de fiscalización, las autoridades tributarias suelen revisar en detalle las cuentas contables referidas a los gastos de representación.
Y pueden cuestionar principalmente dos aspectos: en primer lugar, la deducibilidad de los gastos incurridos y, en segundo lugar, si el reconocimiento de viáticos se encuentra afecto al impuesto sobre la renta al salario.
Lo anterior resulta relevante, por cuanto en el supuesto que el reconocimiento por concepto de viáticos se considere salario, la omisión en la retención del impuesto sobre el salario correspondiente implicaría que el gasto al no reunir los requisitos de deducibilidad no pueda descontarse para efectos del calculo del impuesto sobre la renta.
La deducibilidad de los viáticos se encuentra condicionado a que satisfagan los siguientes aspectos:
- que se encuentren debidamente documentados,
- que el reconocimiento de los viáticos este vinculado a la operación del contribuyente y pueda acreditarse la vinculación con la actividad generadora de ingresos.
- que se hubieran practicado las retenciones de ley, en caso de proceder.
Más consideraciones
En relación con la documentación soporte, el marco normativo vigente establece que los gastos deberán documentarse con los comprobantes electrónicos emitidos a nombre del contribuyente.
Recientemente la Dirección General de Tributación mediante los Oficios No.937-2020 y 23-2021 de manera expresa emitió su interpretación respecto de la forma en que estos pagos deberían ser documentados.
Y concluyó estableciendo que el contribuyente debiera sustentar estos costos mediante los correspondientes comprobantes electrónicos emitidos a su nombre.
A pesar de que los oficios versan sobre el pago de viáticos de alimentación, hospedaje y kilometraje, la Dirección General de Tributación se limita a indicar que en estos casos el empleado no deberá emitir un comprobante electrónico, sino que deberá solicitar el comprobante electrónico a nombre del empleador.
Viáticos por concepto de kilometraje
Respecto del reconocimiento de los viáticos por concepto de kilometraje, mediante el Oficio No. 937-2020, la Dirección General de Tributación dispuso lo siguiente:
“Respecto del kilometraje, conceptualmente se visualiza como el “Cómputo de los kilómetros recorridos por un vehículo, o el total de los kilómetros recorridos por un vehículo en cierto tiempo”.
“Asimismo, la Contraloría General de la República, lo visualiza como:“son los montos, en colones por kilómetro recorrido, que fija la Contraloría General de la República para que las entidades del sector público reconozcan a los funcionarios públicos que, en la índole de sus funciones, deban desplazarse en un vehículo de uso particular.”
Con base en lo anterior, el kilometraje es en realidad el pago de una suma dineraria que se realiza a un trabajador en relación de dependencia, por utilizar su vehículo personal para realizar un desplazamiento en el ejercicio de sus funciones, por lo que es un rubro que debe ser pactado en el contrato de trabajo y debe la empresa disponer de una cuenta o partida específica en los libros contables, destinada para este fin.”
Tomando como referencia los anteriores oficios, a pesar de no ser vinculantes, es factible revisar las políticas seguidas por los contribuyentes a efectos del reconocimiento del kilometraje.
La importancia de los controles internos
Es conveniente contar con los sistemas y controles internos, que permitan acreditar por colaborador que los pagos realizados por tales conceptos obedecen efectivamente a un reembolso de gastos. Se deberán completar boletas para la liquidación de los gastos de kilometraje, pudiendo utilizarse las herramientas digitales que posea el contribuyente.
Bajo la anterior premisa, el reembolso de costos por concepto de kilometraje no implica la prestación de un servicio de parte del colaborador en favor de la empresa.
Por lo que este no deberá emitir un comprobante electrónico ni registrarse como contribuyente del impuesto sobre el valor agregado.
Sin embargo, la Dirección no precisa de manera clara cuál es el soporte documental que deberá sustentar el gasto. Ante tal imprecisión conviene revisar en detalle la forma de documentar el reconocimiento del kilometraje para evitar el cuestionamiento del gasto.
En aquellos supuestos en que el monto de los viáticos concedidos por el patrono corresponda una suma periódica sin la obligación de liquidación por parte del colaborador, su tratamiento es distinto al considerarse una remuneración salarial.
En estos supuestos, la deducibilidad del gasto se encuentra condicionado a que se hubieran satisfecho las retenciones de ley.
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