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¿Cómo y cuándo usar las invitaciones digitales?

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Por Andrea Acosta Feoli para El Observador

Cuando se planea un evento, la invitación será el primer vistazo que tendrán las personas a la ocasión que estemos celebrando. Nuestra invitación debe ser una promesa de, un día o una noche, igual de espectacular que lo que tenemos planeado.

Para ocasiones muy formales, como por ejemplo las bodas, sigo prefiriendo una invitación de puño y letra. Sin embargo, hay ocasiones más informales como una fiesta de cumpleaños, un cóctel o notificaciones para guardar la fecha, que permiten el uso de invitaciones digitales.

¿Qué son las invitaciones digitales? Hoy, hay varias opciones online que permiten configurar la apariencia de mi mensaje y así poder enviar una “invitación” a mi medida. También hay eventos por Facebook, chats de WhatsApp, entre otros.

Yo apoyo el uso de la tecnología; todo lo que sea por hacer nuestras vidas diarias más sencillas. Estas opciones digitales se van convirtiendo en más y más populares cada día, pues sin duda alguna, facilitan todo el proceso; sin mencionar el bajo costo que representan y que son una opción más amigable con el ambiente. Aún así, hay tradiciones y algunas reglas de etiqueta que trascienden lo digital y que no debemos olvidar.

1- Recordemos siempre cuidar el tono y la forma en cómo escribimos. Una invitación digital no debe confundirse con un mensaje de texto. Aunque no amerite un lenguaje muy formal, no olvidemos la importancia de una buena ortografía y puntuación.

2- Si vamos a usar la opción digital, lo mejor es que le saquemos provecho a todas las ventajas que ofrece. Existen programas que permiten incluir mapas e inclusive la opción de agregar al evento a nuestro calendario con un solo clic. Se trata de hacerle la vida más fácil a nuestros invitados.

3- Como recomendación, al elegir este tipo de invitaciones procuremos no saturar los correos de nuestros contactos. De manera que si vamos a dar seguimiento a las invitaciones, este es un buen momento para hacer una llamada y de paso personalizar un poco más el proceso.

4- Si van a utilizar una invitación digital para una boda, las mismas reglas que aplican para invitaciones de papel se mantienen vigentes. Por ejemplo, evitar poner los lugares adonde los novios tienen la lista de bodas. Si alguien está interesado, va a preguntar, pero no limitemos a nuestros invitados los lugares de donde queremos un regalo. Tampoco se recomienda escribir que no se aceptan niños o cuántos espacios se están guardando. Una forma muy sencilla de manejar este tema es incluir el nombre de todos los invitados en el sobre (y dejar por fuera quienes no están invitados). ¡Inclusive la invitación digital ofrece esta opción!

Planear un evento, cualquier tipo de evento, es un proceso lleno de detalles y es justamente para nuestros invitados que los planeamos.

No porque algo vaya a ser informal o práctico, deberíamos de poner menos atención a los detalles, y esto incluye la invitación. Si la misma llama la atención, es más probable que nuestros invitados confirmen su asistencia – y esto va desde el diseño, el lenguaje, la información que incluimos y el tono de la invitación-.

¡Espero que su próximo evento sea todo un éxito! La clave está en practicar cortesía día a día, y en este caso, en anticiparnos a las necesidades de nuestros invitados y demostrarles que estamos pensando en ellos hasta en el último detalle.

Andrea Acosta Feoli
Consultora en etiqueta y protocolo graduada de Protocol School of Washington.
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