Desde la Columna
Andrea Acosta Feoli para El Observador
La Etiqueta nos puede indicar cómo actuar en un evento acorde a la situación en la que estemos y dependiendo de la gente que nos rodea. Pero también puede ir más allá y mantener una estrecha relación con la organización del evento en sí.
Cuando he impartido cursos de producción de eventos a estudiantes de Relaciones Públicas, siempre he procurado partir de lo siguiente: Todas las decisiones referentes a un evento deben ser tomadas desde el punto de vista del invitado.
Este consejo aplica desde invitar a nuestros amigos a cenar a la casa hasta planear algo en el trabajo, e incluso algo más grande como una boda.
Así que aquí tiene 6 pasos fundamentales que le servirán como una guía para organizar un evento.
Paso 1. La agenda
El primer paso es el de la agenda. Este implica definir:
- un programa,
- un presupuesto,
- la lista de invitados;
- selección de la fecha,
- el lugar,
- los proveedores.
El programa consiste en hacer un listado de las actividades y exposiciones que tengamos planeadas. Si es una fiesta laboral, por ejemplo la de cierre de año, las actividades pueden incluir una bienvenida, una cena o algunas rifas.
Lo mismo si vamos a planear algo en casa pequeño, las actividades pueden ser ver el partido de la Selección y luego hacer una carne asada. Lo primero es definir qué vamos a hacer durante el evento.
Paso 2. El presupuesto
Luego es importante que definamos el presupuesto. En este mismo incluimos gastos previstos y fuentes de ingresos; por ejemplo, si se van a vender entradas al evento, si se cuenta con un patrocinio o si se cobra una cuota.
Procure siempre apartar entre un 15% y un 20% para imprevistos. El presupuesto ayuda a tomar decisiones correctas, por eso es importante no saltarse este paso.
Paso 3. La lista de invitados
Luego definamos nuestra lista de invitados. Piense en el tipo de evento que quiere ofrecer y para cuántas personas es factible que lo organice, dependiendo de lo que quiera gastar.
A la hora de hacer la lista, revise si debe tomar en cuenta algunas medidas especiales para personas con alguna discapacidad. Recuerde: todo se hace desde el punto de vista del invitado. Hay que ponerse en los zapatos de nuestro invitado y ver cómo le hacemos todo más cómodo.
Paso 4. Seleccionar la fecha
A la hora de seleccionar la fecha, procure considerar siempre la época del año, fiestas nacionales, la agenda de sus invitados y la disponibilidad del lugar adonde quiere hacer el evento.
Paso 5. Seleccionar el espacio
El espacio donde realice su evento va a marcar la pauta para el resto de la organización. Tome en cuenta el tener espacio para todos los invitados; sea realista.
También, si usted va a cobrar una entrada, debe saber que su invitado le exigirá más, ya que ahora se trata de su cliente. Asegúrese de que el lugar cumpla con todos los requisitos que desea y más. Revise también facilidades de transporte y parqueo.
Paso 6. Los proveedores
El siguiente paso importante es seleccionar los proveedores que se encargarán de la comida, equipo audiovisual, fotógrafos, decoración, música, entre otros. Lo primero que se debe hacer al escoger un proveedor es tener bien claro cuáles son los requerimientos que estamos buscando en los mismos.
Estar muy claros en qué queremos es clave. Luego, pregunte por referencias y trabajos anteriores.
Y el cierre se hace con la firma de un contrato, el cual debe incluir todas las condiciones.
Lo importante siempre es recordar que un evento no termina cuando el día se acaba. Procure siempre hacer una revisión de la gestión post evento y evaluar qué salió bien y qué pudo haber salido mejor.
Mucha suerte y no olvide lo más importante: ¡disfrutar del evento como un invitado más! Eso es posible si se prepara bien. Así como practicamos cortesía día a día, la planeación de eventos también se construye con la práctica.
Andrea Acosta Feoli es consultora en etiqueta y protocolo graduada de Protocol School of Washington
Facebook: Uno Etiqueta
[email protected]
Desde la Columna
