Buenas prácticas para el manejo de una inspección del Ministerio de Trabajo: ¿qué debo y qué no debo hacer?

Adriana Benavides para El Observador

Mi comentario inicial: la Inspección de Trabajo puede realizar controles en cualquier momento y es importante que el patrono se encuentre listo para atenderlos.

La Reforma Procesal Laboral (RPL) generó modificaciones al Código de Trabajo, que afectaron los temas a revisar en las inspecciones que puede realizar el Ministerio de Trabajo.

Resultan de especial importancia la realizada a los artículos 404 y siguientes, donde además de introducir nuevas causas de discriminación, se regula la prohibición de discriminación en el trabajo.

También la prohibición de despido de personas trabajadoras a causa o por motivos discriminatorios y la prohibición discriminación en las etapas de selección y reclutamiento de personal.

Como consecuencia de esta nueva regulación en materia de discriminación es usual que durante las inspecciones de trabajo se revisen las actuaciones de las empresas.

Evitar que no haya prácticas discriminatorias

Esto para corroborar, ya sea de oficio o en razón de una denuncia, que no existan prácticas discriminatorias en las etapas de reclutamiento y selección de personal, durante la relación laboral y al momento de aplicar despidos.

También debe tomarse en cuenta que después de la entrada en vigencia de la RPL, la Inspección de Trabajo modificó el enfoque de sus inspecciones. Allí pasa a centrarse en la cantidad de personas trabajadoras abordadas y no en la cantidad de centros de trabajo.

Esto significa que a un mayor número de colaboradores, mayor es la posibilidad de que una empresa sea elegida para ser objeto de una inspección de trabajo.

Entonces, ¿qué debo tener en cuenta en caso de recibir una visita inspectiva en mi empresa?

• El empleador o su representante debe facilitar lo que requiera el inspector de trabajo, incluido el recorrido por las instalaciones, así como una oficina o espacio físico para realizar su labor, si así lo solicita.
• Debe tenerse presente que los inspectores pueden entrevistar a los trabajadores y que esta entrevista es confidencial. Asimismo, podrán entrevistar a los empleadores y sus representantes.
• Las visitas también contemplan la revisión de documentos, por lo que resulta importante contar con la documentación pertinente que pueda servir de respaldo ante cualquier consulta o solicitud: documentos de identificación, contratos de trabajo, recibos de pago CCSS e INS, comprobantes de pago al personal, políticas internas, entre otros.
• Es recomendable estar al pendiente del desarrollo de la visita inspectiva. Así como mantener abierta la comunicación con el inspector a cargo y no obstaculizar de ninguna forma el procedimiento de inspección.
• Debe procurarse que el asesor legal de la empresa se acerque a los inspectores. Esto con la finalidad de aclarar cualquier interrogante y de esta forma minimizar el impacto de la inspección en la empresa.
• Al finalizar la visita el inspector de trabajo entregará un acta de Inspección y Prevención, en la que se otorgará un plazo que puede ser de hasta 30 días, para atender las prevenciones que realice. Es importante considerar el plazo concedido para acatar lo indicado por la Inspección de Trabajo o, eventualmente, para presentar un Recurso de Revisión, para impugnar alguna de las prevenciones realizadas.
• Vencido el plazo concedido en el Acta de Inspección y Prevención o una vez que se resuelva el Recurso de Revisión en los casos en que se presente, el inspector de trabajo realizará una segunda visita al centro de trabajo, la visita de revisión. En está podrá, nuevamente, requerir la revisión de documentos, visitar las instalaciones de la empresa, entrevistar a los colaboradores y realizar cualquier otra actividad que requiera para verificar el cumplimiento de las prevenciones realizadas. En esta etapa resultan de aplicación todas las recomendaciones brindadas anteriormente.
• De persistir algún incumplimiento, el inspector de trabajo elaborará un informe y trasladará el caso para que se tramite el correspondiente proceso judicial por infracción a las leyes de trabajo.

Conclusión

No en pocas ocasiones las empresas se encuentran inmersas en un proceso judicial por incumplimiento a las leyes de trabajo e, incluso, obligadas a pagar sumas significativas de dinero por concepto de multas.

También por desconocer o no medir el nivel de cumplimiento de la empresa respecto a la legislación laboral y de seguridad social vigente.

De ahí la importancia de realizar, periódicamente, diagnósticos o auditorías que permitan conocer el estado de cumplimiento de la empresa en materia laboral; este ejercicio permitirá identificar posibles riesgos y áreas de mejora, con lo cual se podrá enfrentar de mejor manera una posible inspección de nuestras autoridades laborales.